商務 Email 句型 50

從看得懂 → 寫得出來

TOEIC 是「閱讀 + 聽力」測驗。考完 700 分以上的人,看英文 Email 沒問題,但要回信常常卡 10 分鐘還寫不出來。

為什麼?因為 TOEIC 沒考輸出(口說 + 寫作另一張卷),所以你的英文是「理解力遠大於產出力」。

怎麼解決

用模板。

母語者寫 Email 也有套路 — 客氣請求、表達歉意、提醒延遲、安排會議,每種情境都有 3-5 個高頻句型。把這些記成自動反射,寫信時直接套,從 10 分鐘變 30 秒。

為什麼是 50 句

50 句 ≈ N5 等級的詞彙量,但覆蓋 80% 商務日常:

• 開頭問候(4 句)
• 報告 / 通知(7 句)
• 請求(8 句)
• 道歉 / 解釋(7 句)
• 安排會議(7 句)
• 結尾簽名(5 句)
• 附件 / 連結 / 追問(8 句)
• 模板組合(4 句)

背完 50 句你能應付:訂單確認 / 排會 / 道歉延期 / 跨部門協調 / 跟外部客戶簡報前後信件。

本書設計

每章長這樣:

1. 主題說明(formal vs casual 差別)
2. 5-8 個句型 + 中文翻譯 + 使用情境
3. SRS 卡組:英文 → 中文反射
4. 章末小提示(NG 範例 / 文化避雷)

Milestone Quiz:

• 第 1 次(章 1-4 結束):情境選句型
• 第 2 次(章 5-8 結束):完整 Email 改寫

學習節奏

週	章	重點
1	2, 3	開頭 + 通知
2	4, 5 + milestone1	請求 + 道歉
3	6, 7	開會 + 結尾
4	8 + milestone2	模板組合 + 全書驗收

一句話總結

模板 = 從理解到產出最短的橋。50 句下肚,寫信肌肉就有了。

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<span data-widget="check" data-id="read-ch1"></span>

商務 Email 不用 Hi 開頭嗎?

看對象。

對象	開頭
不熟 / 第一次 / 高層	Dear [Name],
熟同事 / 跨部門合作	Hi [Name],
同團隊 / 平輩	Hey [Name],(less formal)

「Dear」不是只給情人。商務上 Dear Mr. Smith 完全標準。

4 個高頻開頭句

1. 問候(回信 / 自然開頭)

I hope this email finds you well.

中譯:希望你收到這封信時一切都好。

模板級高頻,跨文化通用(歐美客戶超愛這句)。正式但不冷。

替代版(更隨意):

• I hope you're doing well.
• Hope you're having a good week.

2. 主動聯絡(陌生人 / 第一次)

I am writing to inquire about [topic].

中譯:我寫信來詢問 [主題]。

用於詢價、要資料、初次接觸。inquire 比 ask 正式。

替代版:

• I am reaching out regarding [topic].(隨意一點)
• I'd like to follow up on [previous email].(後續追蹤)

3. 回信開頭(感謝對方先寫)

Thank you for your email regarding [topic].

中譯:謝謝你關於 [主題] 的來信。

用於正式回信。比直接「Thanks!」 客氣一階。

替代版:

• Thanks for getting in touch.(更輕鬆)
• Many thanks for your prompt reply.(感謝對方快回)

4. 介紹自己(對方不認識你時)

My name is [Name] and I am the [role] at [company].

中譯:我是 [姓名],[公司] 的 [職位]。

常配第 2 句一起用(先自我介紹,再說來意)。

避雷 — 不要這樣寫

• ❌ Dear Sir or Madam(過時又有性別歧視風險,改用 Dear [姓名] 或 Hello team)
• ❌ To whom it may concern(超官腔,只在投履歷時勉強用)
• ❌ 直接內容沒打招呼(冷冰冰)

SRS — 開頭 4 句

<span data-widget="srs" data-id="opening" data-opts="new-per-day=10"></span>

<span data-widget="check" data-id="read-ch2"></span>

通知句型的結構

商務 Email 通知通常包三段:現況 → 影響 → 下一步。

例如「軟體會延期」:

1. 現況:預定發布日延後了
2. 影響:相依的客戶 demo 要調整
3. 下一步:新預定日 + 補救

用對句型,3 段每段一句話。

7 個高頻通知句

1. 通知一般狀況

I would like to inform you that [event].

中譯:我想告知您 [事件]。

最正式的通知開場。

替代:

• I wanted to let you know that ...(隨意一點)
• This is to confirm that ...(確認用)

2. 通知延遲

Please be advised that there will be a delay in [process].

中譯:請注意 [流程] 將會延遲。

Please be advised 是商務專用片語,比 sorry 早一步、比 inform 嚴肅。客戶看到這句知道你準備好補償方案。

3. 通知好消息 / 完成

I am pleased to confirm that [result].

中譯:我很高興地確認 [結果]。

I am pleased vs I am happy — pleased 更正式。給上級 / 客戶用 pleased。

4. 提醒 deadline

This is a friendly reminder that [deadline] is approaching.

中譯:友善提醒 [截止日] 即將到來。

friendly reminder 是英文獨有的「催但不兇」表達。直接寫 reminder 會偏硬。

5. 跟進(follow-up)

Following up on my previous email regarding [topic].

中譯:延續上一封關於 [主題] 的信。

Following up 是商務 Email 第二高頻片語(僅次於 Best regards)。

6. 通知人事 / 異動

As of [date], [person] will be taking over [role].

中譯:自 [日期] 起,[某人] 將接手 [職位]。

As of = 從某天起,商務通用。

7. 政策 / 流程改變

Effective [date], we will be implementing [change].

中譯:自 [日期] 起,我們將開始實施 [改變]。

Effective + 日期 是正式公告用語。

SRS — 通知 7 句

<span data-widget="srs" data-id="notification" data-opts="new-per-day=10"></span>

<span data-widget="check" data-id="read-ch3"></span>

為什麼請求最難寫

中文「麻煩你 ...」一句搞定。英文要看對象權威 + 緊急度選不同句型,直接命令 = 失禮 = 客戶流失。

8 個高頻請求句

1. 一般禮貌請求

Could you please [verb] ... ?

中譯:請問你可以 [動作] 嗎?

最萬用的請求。Could > Can(更客氣),please 加在動詞前。

替代:

• Would you mind [verb-ing] ... ?(更客氣,後面動詞接 ing!)
• Would it be possible to ...?(最客氣,適合上級)

2. 詢問可行性

Would it be possible to [verb] ... ?

中譯:請問是否可能 [動作]?

Would it be possible 是「我知道可能很麻煩」的隱含,適合請對方額外付出。

3. 要資料 / 資訊

Could you provide me with [item]?

中譯:請你提供我 [物品]?

provide me with 比 give me 正式。商業合約 / 文件都用 provide。

4. 確認資訊

Could you confirm whether [statement]?

中譯:你能確認 [事項] 是否正確嗎?

whether 比 if 在書面更正式。

5. 委婉催進度

I would appreciate it if you could [verb] by [date].

中譯:如果你能在 [日期] 前 [動作],我會很感謝。

I would appreciate it if 是英文軟催魔法句。中文「方便的話 …」對應這句。客戶 / 老闆讀了不會反感。

6. 給對方一點時間

At your earliest convenience, could you ...?

中譯:在你方便的時候,請問你可以 ...?

at your earliest convenience = 「盡早,但你方便就好」,看似客氣其實是催。商務套路。

7. 緊急請求

This is time-sensitive — could you respond by [date]?

中譯:這件事有時效性 — 請你 [日期] 前回覆?

time-sensitive 比 urgent 軟。urgent 在英文有點侵略性,time-sensitive 是讓對方知道急但給尊重。

8. 給對方台階(說不能也 OK)

No rush — let me know if [condition].

中譯:不急 — 如果 [狀況] 就告訴我。

No rush 是英文 Email 常見「讓對方放心」收尾。配合請求句一起用很萬用。

避雷

• ❌ Send me the report ASAP.(命令式 + ASAP 顯得焦躁)
• ❌ You should ...(英文中 should = 你應該,聽起來有道德責難)
• ✅ 客氣請求 + 給時間 + 解釋原因 = 高品質商務語氣

SRS — 請求 8 句

<span data-widget="srs" data-id="request" data-opts="new-per-day=10"></span>

Milestone Quiz 1 — 章 1-4 情境選句

<span data-widget="quiz" data-id="milestone1" data-opts="count=12"></span>

<span data-widget="check" data-id="read-ch4"></span>

道歉的英文心理學

中文道歉常用「不好意思」(對應 sorry)。英文道歉要看程度:

程度	句型	場合
輕(打擾你)	Sorry to bother you	隨意 / 同事
中(造成困擾)	Apologize for the inconvenience	正式 / 客戶
重(真的搞砸)	Sincerely apologize for ...	正式 / 重大問題

不要全部用 sorry — 顯得敷衍。

7 個高頻道歉句

1. 道歉延遲回信(超高頻!)

Apologies for the delayed response.

中譯:抱歉延遲回覆。

超萬用,沒在 24 小時內回信開頭都該加這句。

替代:

• Sorry for the late reply.(隨意)
• I apologize for getting back to you later than expected.(正式)

2. 道歉造成不便

I apologize for any inconvenience this may have caused.

中譯:對於可能造成的任何不便,我深感抱歉。

模板級,客服信件大量使用。

3. 道歉錯誤 / 失誤

I would like to sincerely apologize for [mistake].

中譯:我想為 [錯誤] 真誠地道歉。

sincerely 加重份量,不能拿來道歉小事,否則顯得反諷。

4. 解釋原因(不找藉口)

The issue was caused by [reason], and we are taking steps to prevent it from happening again.

中譯:這問題是因為 [原因] 造成,我們正在採取措施防止再發生。

we are taking steps = 「我們正在處理」,比 we will fix 強(已經動了)。

5. 補償 / 解決方案

As a token of our apology, we would like to offer [compensation].

中譯:作為我們道歉的表示,我們想提供 [補償]。

As a token of = 「作為一點表達」,客戶服務常用。

6. 答應加強

We will ensure this does not happen again.

中譯:我們會確保這不會再發生。

ensure vs make sure — ensure 更正式,書面適合。

7. 感謝對方耐心

Thank you for your patience and understanding.

中譯:感謝你的耐心與諒解。

道歉信幾乎一定要這句結尾。完美收尾客戶氣消一半。

避雷

• ❌ It's not my fault.(英文最忌甩鍋)
• ❌ I'm sorry, but ...(but 之後永遠是藉口)
• ✅ 道歉 → 解釋 → 補償 → 答應改善 → 謝耐心 — 完整 5 步

SRS — 道歉 7 句

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<span data-widget="check" data-id="read-ch5"></span>

安排會議的標準流程

提議 → 提供選項 → 確認 → 提醒

7 個高頻會議句

1. 提議開會

I would like to schedule a meeting to discuss [topic].

中譯:我想安排一次會議來討論 [主題]。

schedule a meeting 是商務固定搭配。

2. 提供時間選項

Are you available on [day] at [time] or [day] at [time]?

中譯:你 [星期幾] [時間] 或 [星期幾] [時間] 有空嗎?

永遠提供 2 個選項,別問「你什麼時候有空?」(對方要花腦力選)。

3. 詢問偏好

Please let me know what works best for you.

中譯:請告訴我哪個時間對你最方便。

works best for you 比 is convenient 順口。

4. 確認時間 + 地點

The meeting is scheduled for [day, date] at [time] in [location/Zoom link].

中譯:會議定於 [星期, 日期] [時間],在 [地點 / Zoom 連結]。

scheduled for = 「定於」,正式。

5. 寄議程 / 預備材料

Please find the agenda and pre-read materials attached.

中譯:議程與預習材料請見附件。

Please find ... attached 是 Email 附件標準句。

6. 提醒會議前

Just a quick reminder about our meeting tomorrow at [time].

中譯:小提醒我們明天 [時間] 的會議。

Just a quick reminder 是英文「順帶提醒一下」的高頻句。

7. 取消 / 延期

Unfortunately, I need to reschedule our meeting due to [reason].

中譯:不好意思,因為 [原因] 我需要改期。

Unfortunately 帶歉意,reschedule = 改期,比 cancel 更建設性。

避雷

• ❌ When are you free?(問太開放,對方要花時間選)
• ❌ 不附議程就開會(對方無從準備)
• ✅ 提供 2-3 個時段 + 議程附件 + 提醒 = 順暢會議

SRS — 會議 7 句

<span data-widget="srs" data-id="meeting" data-opts="new-per-day=10"></span>

<span data-widget="check" data-id="read-ch6"></span>

結尾 5 句

1. 標準商務結尾(最安全)

Best regards,

中譯:此致,

最常用。客戶 / 老闆 / 同事都通。其他選項:

• Kind regards,(同義,稍微更暖)
• Sincerely,(較正式,履歷用)
• Cheers,(英式 / 隨意)
• Thanks,(輕鬆 + 表達感謝結束)

2. 邀請對方提問

Please do not hesitate to reach out if you have any questions.

中譯:如有任何問題請別猶豫聯絡我。

模板級。商務客戶服務必用。

3. 等待對方回應

Looking forward to your response.

中譯:期待您的回覆。

替代:

• I look forward to hearing from you.(更正式)
• Looking forward to working with you.(合作開啟時)

4. 表達感謝結尾

Thank you in advance for your assistance.

中譯:先謝過你的協助。

in advance = 「事先 / 提前」,委託請求時超常用。

5. 祝福 / 收尾

Have a great day!

中譯:祝你有美好的一天!

美式商務 Email 隨意收尾。歐洲 / 亞洲商務較少用。

附件 / 連結 8 句

6. 附件提醒

Please find [item] attached.

中譯:[物品] 請見附件。

7. 多附件

I have attached the [item 1] and [item 2] for your reference.

中譯:我附上 [物 1] 與 [物 2] 供您參考。

8. 連結引導

You can find more information at [link].

中譯:更多資訊請參考 [連結]。

9. 共享文件

I have shared the [doc] with you. Please review it at your convenience.

中譯:我已分享 [文件] 給你。請在方便時審閱。

10. 追問狀況

Has there been any update on [topic]?

中譯:[主題] 有任何進展嗎?

11. 確認對方收到

Could you confirm receipt of this email?

中譯:你能確認收到這封信嗎?

confirm receipt 是英文商務固定片語。

12. 引用對方話

As per your previous email, ...

中譯:根據你之前的信,...

As per 是商務 Email 引用用語,比 according to 簡潔。

13. 加 cc / bcc

I have cc'd [person] on this email.

中譯:我把 [某人] 加進這封信的 cc。

cc'd = cc 的過去式(讀作 cee-cee-d)。

SRS — 結尾 / 附件 13 句

<span data-widget="srs" data-id="closing" data-opts="new-per-day=10"></span>

<span data-widget="check" data-id="read-ch7"></span>

把 50 句變成完整 Email

模板 1 — 客氣請求

Dear [Name],

I hope this email finds you well.

I am writing to inquire about [topic]. Specifically,
I would like to know [question].

Would it be possible to share [item] by [date]?
I would appreciate it if you could let me know.

Thank you in advance for your assistance.

Best regards,
[Your Name]

6 個句型串成完整信。

模板 2 — 道歉 + 補救

Dear [Name],

Apologies for the delayed response.

We noticed [issue], and I would like to sincerely apologize
for any inconvenience this may have caused.

The issue was caused by [reason]. We are taking steps to
prevent it from happening again, and as a token of our
apology, we would like to offer [compensation].

Thank you for your patience and understanding.

Best regards,
[Your Name]

模板 3 — 排會 + 議程

Hi [Name],

Hope you're doing well.

I would like to schedule a meeting to discuss [topic].
Are you available on [day] at [time] or [day] at [time]?
Please let me know what works best for you.

I'll send a calendar invite once confirmed.
Please find the agenda and pre-read materials attached.

Looking forward to your response.

Best regards,
[Your Name]

模板 4 — 跟進 + 確認

Hi [Name],

Following up on my previous email regarding [topic].

Has there been any update? At your earliest convenience,
could you confirm whether [statement]?

This is time-sensitive — could you respond by [date]?
Please do not hesitate to reach out if you have any questions.

Thanks,
[Your Name]

4 個常用結合句

上面 4 個模板裡藏了 4 個句型串接技巧(本書最後 4 個 SRS 卡):

1. "I hope this email finds you well. I am writing to ..." — 暖開頭 + 直接說明
2. "... and as a token of our apology, ..." — 道歉接補償的轉折
3. "... once confirmed. Please find [item] attached." — 確認接附件的順敘
4. "Following up ... Has there been any update on ...?" — 跟進結構

SRS — 模板組合 4 句

<span data-widget="srs" data-id="templates" data-opts="new-per-day=10"></span>

Final Quiz — 50 句綜合驗收

<span data-widget="quiz" data-id="final" data-opts="count=15"></span>

結語

50 句到手。下一步:

1. 每天寫 1 封英文 Email(不一定真寄出 — 草稿也行),強制套用本書句型
2. 跟讀:把 4 個模板各唸 5 遍,讓嘴巴熟句子節奏
3. 找真實素材:訂閱 1-2 個英文 newsletter(Stratechery / Lenny's / The Hustle),觀察母語者怎麼寫
4. 下一階段:biz-meeting-en(英文會議 / 簡報句型)— 從寫信進到開會 + 簡報

如果這 50 句熟了,90% 的商務 Email 你能 5 分鐘內寫好。剩下 10% 的疑難雜症,等真實情境出現再額外學就好。

<span data-widget="check" data-id="read-ch8"></span>